Tertarik untuk menjadi GA (General Affair)?

General Affair atau GA (dibaca ji-ey) adalah suatu divisi di perusahaan yang biasa dikenal dengan sebutan “pekerjaaan/bagian umum”. Pekerjaan umum disini bukan berarti pekerjaannya bisa dikerjakan maupun diperuntukkan bagi khalayak/masyarakat umum. Tetapi “pekerjaan/bagian umum” pada GA adalah mencakup dan berkaitan dengan segala layanan yang mendukung kegiatan operasional suatu perusahaan. Layanan GA terutama adalah pengadaan, pengelolaan, serta pemeliharaan barang/jasa maupun sarana dan fasilitas yang diperlukan maupun yang sudah ada di perusahaan. Layanan GA juga meliputi administrasi pengelolaan aset-aset fisik perusahaan dan kerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan terkait pengadaan yang dilakukan. Layanan-layanan GA tersebut nantinya akan dijadikan sebagai penunjang sistem/prosedur kerja bagi unit-unit kerja lain di perusahaan.

Seseorang yang in-charge terhadap divisi GA ini, baik itu level staff ataupun manager, akan memiliki nama jabatan (job title) sebagai GA Staff atau GA Manager di perusahaan. GA Staff dan GA Manager ini memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

1.      Melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst).

2.      Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.

3.      Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.

4.      Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

5.      Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.

Tertarik untuk menjadi GA?

Ada beberapa spesifikasi yang harus kamu punya sebelum melamar ke suatu perusahaan untuk jabatan GA Staff dan GA Manager, sebagai berikut:

1.      Pria/Wanita usia maksimal 30  tahun

2.      Pendidikan minimal SMA atau sederajat, atau S1 semua jurusan (terutama Hukum, Psikologi, Manajemen, ataupun Teknik) dengan ketentuan IPK masing-masing perusahaan (setiap perusahaan berbeda)

3.      Tidak harus memiliki pengalaman, jika memiliki pengalaman 1-5 tahun dalam bidang General Affairs lebih diutamakan

4.      Terbiasa dan mampu menangani office boy, kurir dan security, pengadaan ATK, serta pengadaan kebutuhan operasional lainnya seperti kendaraan bermotor beserta perawatannya

5.      Terbiasa dan mampu menangani pemeliharaan gedung perkantoran

6.      Komunikatif, disiplin, tegas dan cekatan

Sumber : PortalHR.com